Chargé de production dans un exposition

Véritable couteau suisse d’une exposition, le chargé de production à un rôle fondamental dans le bon déroulement de l’événement. Ses multiples capacités le place au cœur même du projet et le rend indispensable et lui offre une place de choix dans le milieu de la culture.

Recenser les informations

C’est le chargé de production qui est chargé de coordonner et de préparer l’exposition, pour se faire il travaille avec toute l’équipe de production et plus particulièrement avec le commissaire. Il agit, une fois que le commissaire à décidé des grandes lignes de l’opération. Il fait en sorte d’obtenir les œuvres et les négocies, tout en les répertoriant.

Son premier travail est de se renseigner sur chaque œuvre. Pour cela il doit répertorier : l’auteur, la date, le titre, le numéro d’inventaire, le numéro technique, sa provenance ainsi que sa dimension et, si besoin, le poids. Ces informations sont essentielles pour la demande de prêt mais aussi pour anticiper le transport et l’accrochage des œuvres. Ces informations doivent absolument être vérifiées afin de s’assurer que l’œuvre aura la place d’apparaitre dans l’exposition. Elles permettent aussi de prévoir si l’œuvre nécessite une restauration. Enfin, il faut numéroter l’œuvre afin de faciliter les échanges au sein de l’équipe.

Les œuvres sont enfin classées dans une liste. Habituellement la liste est faite sous forme d’un tableau Excel, ou chaque colonne représente une œuvre, et chaque ligne, une de ses caractéristiques. Cette méthode possède cependant un inconvénient majeur, le document ne peut pas accueillir de visuels de l’œuvre. Cependant de nombreux autres logiciels sont disponible, que ce soit en libre accès ou en interne.

Cette liste évolue tout au long de l’évènement, de ce fait une catégorie est réservée à la sélection active afin de permettre de faire disparaitre les œuvres d’une sélection tout en en conservant les données.
Cette liste est importante puisqu’elle est utilisée par la plupart des agents de l’exposition, comme le commissaire ; le scénographe, l’éclairagiste, etc.

Assurer des prêts, organiser les coopérations

Dans la liste d’œuvre, on classera les ouvrages en deux catégories : les originaux et les reproductions.

L’emprunt des originaux est fait par le chargé de production, la première étape est la lettre de demande de prêt. Cette dernière dois être signée par le commissaire et le directeur de l’institution organisatrice. Elle présente le projet et la façon dont l’œuvre va être utilisée dans ce projet. Elle sert de garantie au prêteur que son œuvre sera mis en valeur et qu’elle sera protégée en rappelant les conditions de sécurité du bâtiment d’accueil.

Si la demande de prêt est acceptée elle est officialisée par une feuille de prêt ou un contrat qui rappelle les conditions du prêt et indique la mention obligatoire. Cette mention va expliciter les mentions que l’on fait du préteur à travers l’exposition si il désire être mentionné.

Pour ce qui est du transport, de la restauration et d’assurances sont indiquées dans la feuille de prêt et l’emprunteur s’engage à les payer.

Le chargé de production se retrouve alors en relation directe avec les préteurs. Cela constitue une grande partie de son métier. Il est l’intermédiaire concernant les questions d’ordres matérielles.

Les loans Fees ou les frais de location, est le prix de la location d’une œuvre. Il est fixé par le prêteur. Ces frais sont différents de frais de restauration qui sont réglés par l’organisateur.

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Les Droits d’auteurs

Le chargé de production droit se renseigner et appliquer les droits d’auteurs.
Il doit ses charger de vérifier que les droits moraux (qui protège l’intégrité de l’œuvre), les droits d’exploitations/ droits patrimoniaux et les droits voisins soient respectés.

Pour connaitre les droits, il faut d’abord rechercher l’artiste de l’œuvre. Cela peut s’avérer simple que ce dernier est indiqué, sinon il faut le localiser lui ou ses ayants droits soit se tourner vers des associations professionnelles qui en échange du montant des droits patrimoniaux, peuvent être en contact avec le détenteur des droits.

Concernant la recherche des droits d’œuvres audiovisuelles cela est différent. Localiser le bon détenteur des droits peut prendre du temp, sinon des organismes peuvent aider à la recherche.

La contractualisation

Tous les prêts de l’exposition doivent êtres contractualisés. C’est au chargé de production de rédiger et de corriger les contrats.
Il existe plusieurs sortent de contrats :

• Le contrat de coproduction : il est utilisé quand plusieurs organismes s’associent pour présenter une exposition. Ce contrat doit détailler le rôle de chaque acteur, les coûts, etc.

• Le contrat d’itinérance : il est utilisé quand une exposition déjà créée est présentée dans un nouveau lieu.

 

handshake

Au cœur de l’équipe de l’exposition

Une fois les renseignements sur les œuvres recueillies par le chargé de production qui va également gérer le budget global de l’exposition, un retro planning est mis en place.

Afin de ne pas mettre en difficulté la préparation de l’exposition, chaque membre doit tenter de se tenir à son planning. Si jamais les travaux de scénographie prennent du retard, l’accrochage ou le placement des œuvres devra être repoussé. Or on ne peut pas exposer des œuvres dans un espace en travaux.

Le budget :

« Le budget recense les dépenses occasionnées par la préparation de l’exposition et tend à les faire coïncider avec la dotation allouée au projet ». C’est-à-dire que ; comme pour le rétro planning, chaque membre de l’équipe estime son budget et c’est au chargé de production de faire une estimation globale pour la réalisation du projet.

budget du chargé de production

Lignes et colonnes :

Chaque phase de préparation de l’exposition correspond à une ligne budgétaire, de la scénographie à l’assurance et l’accrochage des œuvres.
Les colonnes elles, répartissent les dépenses dans le temps. Chaque colonne correspond à une année. Ainsi si une exposition ouvre en décembre 2017 et ferme en janvier 2018, les frais de montage de l’exposition seront acquittés en 2017, et de démontage en 2018.
Budget prévisionnel, budget réalisé :
Le budget est d’abords prévisionnel, c’est-à-dire que l’on estime le montant nécessaire pour chaque poste en fonction du type d’exposition.
Le budget prévisionnel permet d’attribuer un coût final à l’exposition en tenant compte par anticipation des recettes.

Le mécénat :

Il est de plus en plus fréquent que des entreprises ou des particuliers contribuent au budget de la manifestation en tant que mécènes “durant toute la durée de préparation de l’exposition, et jusqu’au démontage le budget prévisionnel est adapté en fonction des coûts réels.
Obligations réglementaires :
« Les engagements financiers sont soumis, dans les établissements publics, à des règles strictes destinées à garantir que l’argent est dépensé selon l’éthique établie ».
Il faut donc choisir une offre qui présente le meilleur rapport entre le coût et la qualité du service rendu.
Si le montant pour une prestation coute moins que 4000 euros le chargé de production dois fournir 3 devis comparatifs. Et le montant est supérieur à 4000 euros un appel à la concurrence sera lancé.

Splendeurs et misères du chargé de production :

Pour s’assurer que tout se passe bien au sein de l’équipe et que les informations circulent bien entre ses membres le chargé de production fait régulièrement des réunions afin de constater la progression du projet. Plus la date butoir approchera, plus il y aura de réunions.
Le chargé de production est donc un coordinateur au service du “commissaire“ qui s’assure que tout se déroule comme il se doit.

Qualités et compétences requises :

Afin d’être un bon chargé de production il faut avant tout un esprit de synthèse, car il doit savoir hiérarchiser les informations reçues et retransmettre les informations utiles.
Mais il doit aussi être rigoureux et ingénieux car chaque détail à son importance et qui faut parfois trouver des solutions qui ne sautent pas aux yeux au premier abords.
Enfin il est primordial d’avoir des connaissances juridiques et comptables car le chargé de production est également un poste administratif.

Formations :

Il n’existe pas de voie royale pour parvenir à devenir chargé de production. Il faut en premier lieux avoir des compétences en gestion et en droit.
Mais ensuite plusieurs voies sont envisageables. On peut par exemple décider de faire un master 2 qui forme aux métiers de la production culturelle. Ou encore obtenir un diplôme de muséologie.

Pour plus d’informations sur le métier de Chargé de production vous pouvez consulter le site de l’ONISEP:http://www.onisep.fr/Ressources/Univers-Metier/Metiers/charge-chargee-de-production

Sinon Vous pouvez voir l’interview de Laure Cotton Laurent pour la chaine YouTube CESACOM – école de communication Paris & Lille: